• CIO访谈实录:Farrer & Co公司IT总监尼尔·戴维森

    时间:2015-12-17    来源:机房360    作者:litao984lt编译 我要评论() 字号:T | T

  • 并非每一家企业都能列出长长一串其从过去到现在曾服务过的赫赫有名的客户名单。而包括英国皇室和查尔斯·狄更斯在内,均是这家成立于1701年,拥有悠久历史的法律事务所Farrer & Co公司的客户,该法律事务所主要为客户提供法律相关问题的咨询服务。

      该法律事务所的员工去年就公司过往的档案进行了整理和钻研,并研究了狄更斯的一些业务信件。“他与他的律师非常友好。” Farrer & Co公司的IT总监尼尔·戴维森,表示说,尼尔·戴维森非常清楚该公司过往的那些有趣的遗产的重要性。

      “这么说吧,如果您了解了狄更斯的过去,您就会明白为什么他需要进行大量的法律咨询了。现在,我们已经有明确可查的信件。其中有提及到他的分居,他的情妇,甚至包括他小说中的某些情节和人物,如《雾都孤儿》中的南希是如何死亡的。”

      但是,当涉及到技术方面时,戴维森则希望避开传统遗产,反而倾向于采取以IT为主导的尖端转型的方法。在该法律事务所公司伦敦办公室华丽的咖啡厅俯瞰着林肯费尔兹俱乐部宾馆时,他谈到了他自担任该法律事务所IT总监以来,迄今所取得的成就和长期的计划。

      了解法律业界的变化

      戴维森在法律界拥有二十多年的技术经验,于2008年开始担任Farrer & Co公司的IT主管。“这是一家相当棒的企业。”他说。“那么没在这里工作的人们可能会认为这里的工作氛围会是相当沉闷的。但事实上,这是一家对员工和客户均非常友好的公司,非常注重员工们在工作与生活之间的平衡,而这在充满高压的法律业界所非常不寻常的。”

      该公司的营业额较低,戴维森在Farrer & Co公司所服务的年限远远长于之前的所有其他职位。而他也认识到,整个法律业界的行业变革便没有诸如媒体和市场营销等其他领域迅速。然而,戴维森也表示,公司的重点IT领域是技术改造,包括部署移动化和按需IT,这些将对企业的各项业务产生深远的影响,戴维森如是说。

      “不久以前,曾经有一段时间,在整个律师事务所业界,没有人使用的是黑莓手机。”他说。“而种状况已经发生了改变,而且,业内人士也开始逐渐认识到了云计算的重要性。但遗憾的是,法律业界的IT主管们首先所想到的仍然常常如何规避风险,他们喜欢追随其他领先的公司的步伐。但相关的变化正在慢慢发生,法律业界也开始对云计算开始采取不同的立场了。”

      戴维森愿意在Farrer & Co公司采用云计算意味着他更愿意将自己的角色定位为是一种部门的开拓者的角色。“我们正在稳步推进的相关IT改革事务是其他公司才刚刚开始考虑的——因而我们绝对是业界领先的。”他说。

      “我并不是喜欢事事亲历亲为的动手型的IT总监。我更倾向于专注思想和战略层面,而不是系统的执行和部署。我主要依靠我的团队来管理IT运营问题。我向公司董事会汇报各个项目的进展情况,并与业务部门和合作伙伴进行及时的沟通和交流,以明白他们的主要优先事项,并思考如何利用IT技术来帮助他们实现这些目标。”

      这种及时的沟通和交流是相当重要的,而在大多数的律师事务所,这一点并未受到足够的重视,在大多数员工的头脑中,IT部门的作用是可以被忽略的。“他们是专业的律师,他们不想成为IT专家。”他说。“他们需要依靠您的IT想法来帮助他们推动法律事务向前发展。自从我来这里,我们已经改变了很多东西。”

      积极推动IT转型

      戴维森表示说,该公司的IT技术改造是从基础开始的。核心IT系统,如基础设施,服务器和网络,都必须要更换。大部分的工作都在幕后进行,但该公司的其余部门已经开始看到各方面IT性能稳定的改进了。

      其IT团队还审查了他们的服务合同。戴维森表示说,当他刚刚加入该公司时,其共计大约有80多家供应商,而这对于一家像Farrer & Co公司这样的规模的法律事务所而言无疑是太多了。今天,该公司的营业额已经达到5400万英镑,员工400人,其中71人是合作伙伴。

      “削减IT成本让公司的CEO看到了巨大的、直观的回报。”戴维森说。“这些基础性的转型工作给了我们参与更多业务挑战的信心。”而这些新的测试就涉及到戴维森和他的团队在过去的四年一直在积极推动的IT转型。

      IT转型的一个关键领域是围绕着工作流程的。过去,Farrer & Co公司曾经严重依赖于纸张表格。新客户的加入可能需要多达两天的时间参与填写各种形式的纸张表格。现在,该公司使用InTapp工作流程业务流程管理软件自动化处理相关工作流程,只需三分钟即可搞定。

      将文档管理转移到云中

      该公司还通过实施电子文档管理(EDM)技术,使得工作流程进一步得到了改善。戴维森安装了NetDocuments公司的基于云计算的EDM系统,以及柯达i3000系列扫描仪和Capture Pro软件。这项技术由管理服务专家ITEC实施,成为了该法律事务公司试图实现无纸化办公的另一大福音。

      “我们知道,这将是一个相当关键的项目。”戴维森于2013年开始部署实施该项目。“有很多企业均改变他们的文档管理系统,但我们想做一些不同的事情。我们着眼于业务如何更好的工作运行,并决定实施电子存档技术解决方案。”

      他说,尽早部署该业务是至关重要的。“我组建了一个由11人组成的项目委员会,其中包括合作伙伴,律师和秘书,并进行文档管理的全面审查。我们意识到这将是我们的电子存档技术的核心。” 戴维森说。

      该项目管理委员会评估了七系统,并圈定了三个入围的系统。经过了企业内部提案和演示后,相关的技术满足了17个不同的标准。“该项目管理委员会选择了他们认为合适于公司的技术是非常重要的。”戴维森表示,其IT团队最终于2014年实现了EDM系统的部署。

      “我们进行了大量的业务分析,因为我们知道我们将为企业员工处理文档的方式带来根本性的变革。我们的业务分析师走到业务部门的员工当中,了解他们之前按使用纸质文件是如何工作的。一旦收集了这些信息,我们就可以开始考虑如何借助NetDocuments的服务为我们所用,以及我们如何能够在屏幕上复制一份纸质文件了。”

      收获按需IT所带来的商业利益

      该公司所采用的新的电子存档技术解决方案已产生了很大的红利。自该项目开始以来,扫描量增加了25%。这大大提升了工作效率和灵活性,戴维森说。“现在,人们可以从任何地点访问他们的文档了。”他说。“每位员工都可以继续进行文件的处理了,不管他们是在公司,在家里或在路上。”

      迁移到云计算所带来的远不仅仅只是在日常工作方面的改善。该公司的办公地址位于伦敦市中心的Holborn,在今年早些时候,一次电气故障导致的大火引发了大规模的停电。而当戴维森和他的团队在主要网站系统努力进行恢复的同时,该公司的律师们仍然可以通过云继续访问电子文档。

      “事实证明,云计算可以帮助减轻风险。”他说。“我们公司有很多工作事务均可以证明,部署按需IT是更为安全的。内部沟通有助于确保员工们更舒适的办公。但我们主要还是将按需IT作为托管解决方案,我们甚至没有使用‘云计算’这一术语。”

      戴维森说,在现实中,使用云与将数据托管在传统的,异地数据中心之间的差别不大。该公司也特别注意注意到相关监管规定和合同问题。同时,戴维森说,他们也使用外部供应商的服务,如NetDocuments公司,来提供复杂的数据管理。

      “我们借助这些外部公司的服务来处理商业信息——他们主要与世界各地的企业进行业务往来。”他说。“这些供应商都是专家。他们拥有的安全和性能水平可能是我们永远无法达到的。我们的文件比以往任何时候都更加安全。”

      采用移动技术并积极创新

      戴维森现在正在将云计算的灵活性和移动技术结合起来。今年早些时候,该公司为使用苹果的iPhone的用户进行了特别部署,并且目前正在评估平板设备。他说:“我们在云计算中加入了越来越多的软件,这将意味着我们的律师将能够从任何地方,利用他们的手机或平板电脑完成相当多的事情。”

      现在,律师们已经能够访问电子邮件系统和工作日历了。其他关键应用程序,如手写软件,时间记录应用程序和电子归档,也可以通过云服务访问了。戴维森预计,他们明年将完成迁移到微软Office 365的项目,以提供企业生产应用程序的访问。这是他所规划的更大的的关键系统迁移计划的一部分。

      “我想,我们会在24个月内将我们的数据中心迁移到场外异地。”他说。“我们已经看到了将文件管理迁移到云计算所带来的好处。将信息保管在企业内部并没有为业务增加任何真正的价值。让IT人员不停的在企业内部鼓捣服务器也是什么都没提供。有才华的IT员工应该将更多的时间用在面向业务项目的部署这些更有意义的事情上。”

      而当谈到他自己的角色时,戴维森热衷于寻找有时可能会被视为超出了传统的律师事务所的领域。“这个行业是相当保守的,没有特别的创新。”他说。“但我们在该领域仍然可以做很多的工作,如借助人工智能(AI)详细地了解我们所持有的文件。”

      使用人工智能还停留在概念阶段,但戴维森热衷于密切注视事态的发展。“我们需要确保我们有正确的精神——这是所有以客户为中心的关键。”他说。“我们必须继续与企业业务部门紧密合作,以确保我们提供给他们的IT服务是适合他们所需的提升工作效率,满足移动性和灵活性要求的。”

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